SECRETARIA DE TRANSPORTE E MOBILIDADE

Implementar a gestão de documentos de arquivo em uma instituição pública é um grande desafio. Isso porque, por um lado, a instituição já está habituada a rotinas e a procedimentos mais ou menos formalizados e, por outro, a gestão de documentos de arquivo envolve complexa articulação de informações, pessoas e tecnologias para atingir os seus objetivos.

De acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a gestão de documentos, consiste em um “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Esta Lei, viabilizou a implementação de políticas arquivística no Brasil, como também, reafirmou princípios constitucionais importantes quanto ao dever do Estado em promover a gestão dos documentos públicos, bem como o acesso à informação. 

A aplicação da gestão de documentos permite que a Secretaria controle e acompanhe toda a sua documentação arquivística, seja ela produzida ou recebida, garantindo uniformização de procedimentos, eficiência na recuperação da informação e criação e manutenção de documentos. Essas medidas de controle e acompanhamento contribuem para a transparência, a desburocratização da instituição, a legalidade dos atos administrativos e a destinação correta dos documentos.

A gestão de documentos vai ao encontro do planejamento estratégico da Secretaria, quanto aos compromissos relativos à excelência na prestação de serviços públicos, transparência, rapidez e produtividade, facilitando na implantação de normas, acesso à informação e com a responsabilidade na utilização de recursos públicos, além proporcionar a otimização do espaço físico dentro das instituições.